OFFICE MANAGER
Das Profitool für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung.
Ohne E-Mail und Internet geht in vielen Unternehmen heutzutage nichts mehr. Viele betriebliche Prozesse werden bereits elektronisch abgewickelt und der Grad der Digitalisierung nimmt weiter zu. Im Zuge dieser Entwicklung sind sowohl die betrieblichen als auch die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen gestiegen.
Während Mitarbeiter - sei es im Vertrieb, im Support oder im Management - wichtige Unterlagen schnell parat haben müssen, hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungspflichten von steuerrechtlich relevanten Informationen auch auf digitale Dokumente ausgedehnt. Demnach sind entsprechende Dokumente ebenfalls über zehn Jahre hinweg revisionssicher aufzubewahren.
Ohne E-Mail und Internet geht in vielen Unternehmen heutzutage nichts mehr. Viele betriebliche Prozesse werden bereits elektronisch abgewickelt und der Grad der Digitalisierung nimmt weiter zu. Im Zuge dieser Entwicklung sind sowohl die betrieblichen als auch die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen gestiegen.
Während Mitarbeiter - sei es im Vertrieb, im Support oder im Management - wichtige Unterlagen schnell parat haben müssen, hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungspflichten von steuerrechtlich relevanten Informationen auch auf digitale Dokumente ausgedehnt. Demnach sind entsprechende Dokumente ebenfalls über zehn Jahre hinweg revisionssicher aufzubewahren.
DMS-SOFTWARE
Der Office Manager ist ein allgemein einsetzbares, ausbaufähiges und leistungsstarkes DMS-Produkt für den schnellen Zugriff auf beliebige Dokumente.
Er unterstützt die Katalogisierung mit Dokumenteigenschaften und die automatische Indexierung des Dokumententextes für eine Volltextrecherche. Das Prinzip ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mit der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Zusammen mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates werden sie in einem gemeinsamen Archiv verwaltet. Aus diesem lassen sie sich mit Hilfe der Attribute und der Volltextsuche abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten. Mit dieser modernen Lösung haben Sie Ihre Dokumente wieder im Griff.
SOFTWARE FÜR DIE DOKUMENTEN - UND ZEICHNUNGSVERWALTUNG
- Office Manager ist eine effiziente und zentrale Dokumentenmanagement-Software des Softwarebüros Krekeler. Sie ist ideal für die professionelle Verwaltung und elektronische Archivierung Ihrer Dokumente.
- Verwahren Sie alle Daten eines Projekts an einer zentralen Stelle: Ob Zeichnungen aus der CAD/Holzbausoftware "Alphaschift", Aufmaßblätter, Rückfragen, Stücklisten, E-Mails oder sonstige Dokumente. Sämtliche Dokumente, Zeichnungen und Informationen eines Projekts können gleichzeitig abgerufen werden, ohne zwischen Zeichnungsverwaltung und Dokumentenarchiv wechseln zu müssen. Auch digitale CAD-Dokumente sind in Sekundenschnelle wieder auffind- und bearbeitbar.
- Office Manager hat sich dabei im täglichen Büroeinsatz bewährt und ist in der Lage, sowohl einzelne 2D- und 3D-Zeichnungen als auch die Produktdatei zu verwalten. Die DMS-Lösung macht dabei weite Verzeichnisbäume überflüssig, indem die Archivierung über Volltextindexierung und Dokumenteigenschaften effizient gelöst wird.
Office-Manager - Ihre Vorteile
- Katalog statt Verzeichnisstruktur:Weisen Sie mit der DMS-Software jedem Dokument parallele Eigenschaften sogenannte Kataloginformationen zu. Anhand dieser assoziativen Dateiverwaltung können Sie beispielsweise Rechnungen nicht nur Nummern zuweisen, sondern auch einen Status wie beispielsweise "Offen" vergeben. Ob nun Projekt, Kunde, Lieferant oder Aktenzeichen: Welche Eigenschaften ein Dokument letztendlich erhält, entscheiden Sie!
- Volltextsuche ohne Zeitaufwand:Alle Dokumenteninhalte werden in einer Datenbank gespeichert. Bei der Suche brauchen die Dokumente nicht mehr einzeln geöffnet werden, da das Programm den schnellen Datenbankindex abfragt. Innerhalb einer Sekunde nach Eingabe eines Suchbegriffs hat der Office Manager das Dokument bereits gefunden!
Komfortables Scannen statt Papierberge:
- Office Manager ermöglicht den schnellen und einfachen Weg zu einem papierarmen Büro: Papierdokumente werden gescannt, von Ihnen mit beliebig vielen Kataloginformationen versehen und mit der Volltextindizierung erfasst. Die DMS-Software unterscheidet die gescannten Dokumente dabei nicht von anderen elektronischen Dokumenten und verwaltet sie in einem gemeinsamen Archiv.
Office Manager wird in zwei Versionen angeboten:
- DMS-Edition Pro für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke.
- DMS-Edition Enterprise mit Client/Server-Technologie für Unternehmens-Netzwerke und hohe Sicherheits-Anforderungen.
Zusätzlicher Hersteller-Support:
- Anwendern des Office Manager steht mit den Support-Seiten des Herstellers unter http://dms.support/ zudem ein umfangreiches, kostenfreies Nachschlagewerk zur Verfügung. In der Support-Recherche finden sich Hilfestellungen zu Menübefehlen, ein Hotline-Blog beantwortet Anwender-Fragen aus dem täglichen Umgang mit der DMS-Lösung.